文章にする

 

クライアント先の会議や打合せに参加していて思うことに、社長が「文章にして部下に渡す」という必要性を感じます。

　とにかく中小ほど、言葉で命令か雑談か分からない会議等の応酬が多く、社長が「前回のあの件は？」などとなった時、「先月のあの件、〇〇君どうなった？」と聞いたら、「あの時、私に言ってたのですか？」などということになり、誰も何もしていない。最悪は「そんな話しましたっけ？」で大切な議題が、何の実りも無い1ヶ月を無駄使いしてしまう。

 

　こういった事例を排除するためには、皆さん勿論文章で書き残す必要性を感じているのですが、社長以下文章を書くことに苦手意識や抵抗が有り、誰も「私がやりましょう」などと名乗りを上げない。

事実、文章化するには書いた者の責任も発生し、誰もやりたくない。しかし、組織的な動きをするためには、文章化が不可欠だと感じています。では、どうすれば良いのか？

 

解決方法は一つ。

地方の中小の小売業規模50人程度までの組織規模であれば、何も難しいことを考える必要は有りません。

ちょっとした配慮で、社長から文章で伝える企業文化を作り出すことができます。最も簡単な方法は、社長が会議や打合せの時、もしくは立ち話などでも、話しながら思ったことを文章にしてその場で渡す癖をつけることです。

最初は、100円ショップで打っている手のひら大のメモ用紙でいいので、部下が自分に命令を出されたことを認識し、忘れられないようにすることです。そして、いつまでにやってほしいと期限を書くこと。命令の内容だけでなく、その期限を入れることが大事です。

 

こういったことを企業文化として定着するまで、社長がやり続ける。

実は、そう長く無いうちに、部下も同じようにやり出します。そこまで行けば、会議での書記を任命したり、営業本部に文書管理の担当を置くことも、それほど難しいことでは無くなります。全てが文章でやり取りされるような企業文化ができたら、営業本部の構築準備が整ったことになります。

 

営業本部の構築とは？

商売を始めた当初は、社長が営業に関する全てをやっていた状況から、段々売上が増え店舗が増えてくると、単純に社長の作業量が自分一人でやりきれなくなって来ます。そんな時、どうやって自分の仕事を他人に任せて行くか？というテーマの解決に直面するタイミングです。このタイミングに「組織だった本部組織を構築する」というテーマに、答えが出る時です。

 

例えば、いつでも隣にいた奥様に何でもやらせていたら、奥様はダンダン給料計算や銀行口座の管理が上手くなって行きます。当然販売も上手くなってゆきます。社長として、経理と販売とではどちらを奥様に任せようか？と考え、奥様にも責任を持ってやってもらえるように配慮し、徐々に奥様はその道のプロになって行きます。

同じように、他人従業員でも同じです、事務員でも奥様のように秘書のような仕事していくれた人に、催事DM創りの手伝いさせている内に、印刷屋さんとのやり取りを覚え、集客催事DM作成の担当にしたところ、何年か経つと立派な営業企画担当の社員に育っていた・・・といったことです。徐々に社長の頭の中で、この事務員は〇〇担当。このパートさんは△△担当と、はっきり認識されるようになったら、それが社長の考える「わが社の組織」の萌芽です。

 

こういった〇〇専門を作り出すためには、文章で部下に支持するという技術（癖）が必要になるわけです。思いついたとき、ひらめいたときにメモに文章にし、部下に命令として渡す。これが当たり前になった時に、組織構築が始まります。